整体方案描述：

引言

人类社会迎来了信息时代，人类知识领域的一场前所未有的革命正在爆发，信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富，在经济社会资源结构中占据着不可替代的地位，已经成为经济全球化背景下国际竞争的一个重点。

在这种形势下，国内外大型企业正在积极开展知识管理工程的规划与实施，纷纷建立战略性的信息资源库，国内的政府机关、企事业单位正在加紧数字档案馆、数字图书馆的建设。在世界各地，人们正在运用数字化技术对具有利用价值的文件、档案、图书、情报等信息资源（以下简称为文档资源）进行数字化加工、存储，并通过网络实现跨跃时空的远程信息服务，从而有效地满足各级人员对信息资源的需求。

伴随中国社会的快速发展，近年来，国家对各行业信息化的要求越来越高。各级政府、企事业单位对信息化的热情空前高涨，信息化带来的便捷、高效正在改变人们的生活和工作，大家在享受信息化带来的好处同时认识到了与世界发达国家的差距。其中文档数字化管理和办公数字化是首要解决的信息化工作。

涉及的领域

文档资源的数字化技术适用于文件、档案、图样、照片、票据、合同、图书、情报、标准、期刊、论文等各类型信息资源，各类型单位对此均有需求，例如：各单位的档案馆（室）、机要室、办公室、情报室、文献馆（室）、标准化室、声像中心，也包括图书馆、报社、出版社、杂志社等事业单位。

数字化的优势

纸质文档资源在收集、管理和利用过程中给工作人员带来很多麻烦，例如：纸质文档资源往往分散在个人手中，收集困难；要组卷、装订，整理费时、费力；保管需要库房和装具；长时间保存易造成纸张变质、损毁；数量较大时不便携带、不易传递；办理时只能依次阅办，不能并行工作，效率较低；更重要的是纸质文档资源不利于快速检索，不利于远程传输，不利于资源共享。

纸质文档资源一旦进行数字化加工并存储为数字形态，将在积累、共享、利用等很多方面带来无法比拟的优势，主要包括以下方面：

优化工作流程：纸质文档资源数字化加工后可进入办公自动化系统中流转和办理，有利于业务流程的制定和优化，减少重复环节。

利于协同办公：电子文档资源可在网络上并行传输、阅办，利于业务人员远距离协同办公、交互设计，同时有利于实现文档一体化管理。

提高工作效率：使文件档案工作人员可以通过信息化手段开展收集、整理、保管、服务等工作，本单位各级人员不必离开办公桌即可查询、办理或利用文档，大大提高工作效率。

促进资源共享：数字形式存储是档案信息资源网络化服务的前提，极大地促进文档资源跨跃时空的共享、利用。

提升部门形象：运用信息技术提高了文件、档案部门的服务与管理水平，提升了部门形象，同时也利于文件档案信息化工作与本单位总体信息化建设协调发展。

数字化工作实施前的准备

数字化工作实施前，应做好相应的准备工作，主要包括：文档资源、人力资源、计算机软硬件环境、数据结构分析、场所、资金等方面。

文档资源准备：准备工作可分四步。一要对馆藏门类及数量进行统计，形成统计报表，做到摸清家底。二要对不同门类、不同时期的文件档案的利用价值进行统计、分析，本着需求牵引原则，分出轻重缓急。三要考虑密级问题，绝密文档资源国家保密局规定不能上网提供利用，一般而言不必数字化；其它密级文档资源依照本单位系统网络系统保密等级的不同而定，不能上网的可暂缓数字化。四要制定数字化规划，形成进度报表，明确哪个阶段完成哪些文档资源的数字化工作。

人力资源准备：数字化工作需要几方面的专业人员，包括：文件档案管理专业人员；软硬件环境建立、维护的IT人员；文档资源扫描、加工的技术工人；数据分析、备份、维护的复合型专业人员。如果档案部门人员难以胜任，可以请IT部门人员协作，或者请专业的数字化服务公司技术人员提供帮助。

计算机软硬件环境准备：硬件方面要具备扫描仪、服务器、计算机、存储设备等。连成一个局域网络是必要的，数字化加工阶段尽量不要接入园区网，更不要接入因特网。服务器最好是双机热备并应用RAID技术。存储设备的容量与数字化后的电子文件档案占用空间总量相关，需要认真计算后确定购买多少块、多少容量的硬盘。扫描仪可根据文档资源的幅面、色彩以及工作效率等要求而定。

软件方面要具备数据库系统、文件档案管理系统和数字化加工系统。这三个系统分别用于数据存储、数据管理和数据采集及相关加工处理。数据库系统的选择要考虑数据量和本单位主流数据库系统的选型。文件档案管理系统选择时考虑本单位文档资源的门类以及在收集、管理、维护、利用等方面的具体业务需求。数字化加工系统的配备将有助于提高数字化工作的效率、质量，是必要的。软硬件环境的建立通常不是文件档案部门可以独立完成的，专业的文件档案数字化管理IT公司的帮助是必要的。

数据结构分析：数字化使实体馆藏转化为虚拟馆藏，传统档案馆转变为数字档案馆，这需要事先分析虚拟数字馆藏的分类排列层次、数据结构、全文存储形式和格式等。数据结构的分析对于数字化加工后的文档资源存储和利用都是至关重要的，过程中需要研究国家档案局制定的分类法、著录规则等国家和行业标准。

工作场所准备：工作所需的场所依据设备、人员数量和整理、暂存空间需求而定，只要可以满足工作需要，又利于安全保密即可。

档案数字化工作流程

纸质档案数字化的流程主要包括：档案整理、档案扫描、影像质检、类型识别、索引建立、数据挂接、数据验收、数据备份、内容管理等。

应注意的问题：

1、安全保密：要加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。

2、记录过程：纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。