| 需求背景说明：
近几年来，中国的现代化建设跨入了一个前所未有的高速发展时期，尤其是信息化建设更是日新月异。由于业务种类和数量的迅猛发展，各种原始资料文档的数量成几何级数增长；而另一方面，来自营业前台对原始资料的查询工作和在整个系统内部的调用、管理、应用工作也越来越多，对原始资料文档的管理应用提出了更高的要求。尤其是中国已经加入WTO，信息化建设更是提高生产力、增强国际竞争力的有力促进手段。如何有准备的迎接并战胜即将到来的巨大挑战，尤其是提高服务质量、建立良好的运营体系，已成为各服务型行业需要解决的首要问题，对原始文档资料的电子化管理和综合应用成为必然的趋势。
涉及的领域：
文档资源的数字化技术适用于文件、档案、图样、照片、票据、合同、图书、情报、标准、期刊、论文等各类型信息资源，各类型单位对此均有需求，例如：各单位的档案馆（室）、机要室、办公室、情报室、文献馆（室）、标准化室、声像中心，也包括图书馆、报社、出版社、杂志社等事业单位。
应用需求：
- 人工查询速度慢，无法产生应有的效益。
- 由于档案需长期保存，受存储环境的限制，可能造成纸张受损、变质、变黄，为可能的档案复查带来困难。
- 对于各类档案，由于使用人员需反复查阅，有可能造成原件受损或遗失，为可持续利用带来极大不便。
- 占用巨大的存储空间，投入巨大的保管费用。
- 无法进行共享，信息内容不能得到很好的利用，造成档案利用效率低下。
- 由于历史档案量非常巨大，当需要查询多年前的档案时，需花费几个小时，甚至几天的时间，在档案室查找，影响办公环境及效率。
数字化管理的优势：
纸质文档资源在收集、管理和利用过程中给工作人员带来很多麻烦，例如：纸质文档资源往往分散在个人手中，收集困难；要组卷、装订，整理费时、费力；保管需要库房和装具；长时间保存易造成纸张变质、损毁；数量较大时不便携带、不易传递；办理时只能依次阅办，不能并行工作，效率较低；更重要的是纸质文档资源不利于快速检索，不利于远程传输，不利于资源共享。
纸质文档资源一旦进行数字化加工并存储为数字形态，将在积累、共享、利用等很多方面带来无法比拟的优势，主要包括以下方面：
优化工作流程：纸质文档资源数字化加工后可进入办公自动化系统中流转和办理，有利于业务流程的制定和优化，减少重复环节。
利于协同办公：电子文档资源可在网络上并行传输、阅办，利于业务人员远距离协同办公、交互设计，同时有利于实现文档一体化管理。
提高工作效率：使文件档案工作人员可以通过信息化手段开展收集、整理、保管、服务等工作，本单位各级人员不必离开办公桌即可查询、办理或利用文档，大大提高工作效率。
促进资源共享：数字形式存储是档案信息资源网络化服务的前提，极大地促进文档资源跨跃时空的共享、利用。
提升部门形象：运用信息技术提高了文件、档案部门的服务与管理水平，提升了部门形象，同时也利于文件档案信息化工作与本单位总体信息化建设协调发展。
应用效益：
夏尔公司推荐行业级的文档影像管理系统，采用现代技术，利用卓越的硬件设备，针对性的开发了系统软件，用于电子影像库的建设，将带来如下效益：
- 降低存储和管理的成本。 这应是档案管理面临的最大压力之一。采用传统的处理方式，与文档的保存、管理相关的劳动力成本、存储空间（如档案库房）的成本在不断增加，成为不小的负担。
- 提高检索及业务处理效率。 面对大量积存的文档信息，传统的管理手段，只能意味着检索时间的无限增加和处理效率的不断降低。
- 实现资源共享和简化分发。 现代企业不再局限于同一地域范围，跨地区、跨部门的信息共享已成为一个不可回避的重要课题。
- 提升企业形象、增强企业竞争力。 利用快捷的信息查询手段，结合业务流程促进业务处理效率；如何达到并保持标准，提升企事业单位形象、增强企业竞争力，采用先进的文档影像技术是其中最有力的辅助手段之一。
- 解决文档长久保存和重复调阅的问题。 相对于传统的纸介质保存形式，数字化的数据存储方式是一种真正可靠的长久保存方案，它避免了文档丢失、霉变、污损等风险。同时为文档的再利用提供了更为高效的手段。
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