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 -----电子文件归档管理系统 |
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应用案例
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| 1、
某电影电视总局监测中心电子文件归档管理系统
客户性质：国务院直属机关单位之一
- 项目背景：
1. 各种重要电子文件分散保存在各部门甚至个人电脑上，形成了信息的孤岛，缺乏统一集中管理和利用，而且随着人员的离职，容易造成信息资产的流失；
2. 监测中心同时拥有众多的供应商和系统集成商，有诸多项目进行，相应的重要文档很多，随着项目的进展，这些文档也在不断的变更和修改，无法保证文档的准确性；
3. 产品资料、测试报告要随时更新，文件版本多，普通的有十几个版本，极端的有上百个版本，需要对全部版本进行管理，并且要经常查询历史版本；
4. 查找资料时缺少一个快速有效的检索工具；
- 实施过程：
1. 采用1台容量为5T的FIL3E50；
2. 为监测中心员工及各供应商、系统集成商开设账号及建立目录，并且分配合适的空间；
3. 各供应商、系统集成商将项目资料和产品资料全部放入iFile中进行统一管理，同时要保证文档的版本管理，确保资料的准确；
- 应用价值：
1. 项目文档的版本得到了有效控制，自动记录历史版本，可根据版本追溯到任何一个版本；
2. 让监测中心和供应商协同更新文档，保证版本的统一性；
3. 通过权限的设定确保了合适的人看到合适的数据；
4. 对文件的操作审计保证了文件的可控性，保障了信息资产的安全。做到事前防范、事后追溯的安全策略；
5. 利用全文检索实现快速资源定位；
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2、 某机械集团股份有限公司电子文件管理中心
客户性质：国内最大的园林机械集团
- 项目背景：
1. 机构分布在全国各省市，平时员工产生的各类电子文件都分布在服务器和员工个人电脑上。
2. 产品种类繁多，而且更新换代快，有关产品的最新文件和设计图纸缺乏统一性和完整性。
3. 员工流动性大，个人电脑一旦出现问题或者员工离职，很多资料都随之流失。
- 实施过程：
1. 采用两台容量为1T的FIL1450进行连接，统一IP入口，面向全国员工。
2. 按集团现行组织架构建立企业架构，并设立文档目录，分配相应的部门管理员。
3. 制度上要求员工将平时工作中的项目文档、技术资料、图片全部归档到iFIle。
- 应用价值：
1. 将分布在个人电脑和服务器上的商务资料，技术资料集中管理，基于完整的权限管理，实现对资料的保护。
2. 保证业务延续，不因员工的离职对工作产生很大的影响，也使工作交接平滑顺畅。
3. 面向全国的资料共享平台，有利于员工知识共享和学习。
3、 某信息中心项目管理
客户性质：某直辖市房地局信息中心
- 项目背景：
1. 信息中心拥有众多的供应商和系统集成商，有诸多项目进行，相应的重要文档很多
2. 随着项目的进展，这些文档也在不断的变更和修改，无法保证文档的准确性。
3. 产品资料、测试报告要随时更新，历史版本还要留档待查。
- 实施过程：
1. 采用1台容量为5T的FIL3E50。
2. 为信息中心员工及各供应商、系统集成商开设账号及建立目录。
3. 各供应商、系统集成商将项目资料和产品资料全部放入iFile中进行统一管理，同时要保证文档的版本管理，确保资料的准确。
- 应用价值：
1. 项目文档的版本得到了有效控制，自动记录历史版本，可根据版本追溯到任何一个版本。
2. 让信息中心和供应商协同更新文档，保证版本的统一性。
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